1) O que é um despacho?
É a decisão clara e precisa exarada por autoridade competente para concluir a matéria tratada no processo.
A fundamentação e a publicidade são requisitos essenciais do despacho decisório.
A fundamentação do despacho somente será dispensada quando houver referência expressa a pareceres ou informações contidos no processo.
2) Quem pode e como se cadastra um despacho no SIMPROC?
Todo o servidor que tramita processos está habilitado a cadastrar despachos utilizando a tela DESPACHO – CADASTRAM., informe o número do processo, “S” para sim e “N” para não, caso deva ser publicado ou se existe mais processo com a mesma lauda e o texto do despacho.
3) Como posso consultar quais são os tipos de despachos existentes?
Na tela TAB. SITUAÇÃO/DESPACH os 5 despachos existentes estão cadastrados com os códigos entre 091 e 096 exceto o 094 que está suspenso.
4) A publicação do despacho pelo SIMPROC é obrigatória?
Não. Hoje não é obrigatório, pois na tela de cadastramento há a opção de se publicar ou não o despacho. No entanto o interessado também poderá conferir via Internet, através da Consulta de Processos, a decisão sobre seu processo. Além do interessado, os próprios operadores do SIMPROC podem consultar a decisão de um processo sem precisar estar com o processo em mãos agilizando, assim, a tramitação do mesmo ao Arquivo Geral.
5) Já cadastrei o despacho o que fazer agora?
Uma vez que o pedido inicial já tenha uma resposta e não há nada mais a fazer no processo, ele deverá ser arquivado sendo enviado ao Arquivo Geral de Processos Municipais (60 99 99 999).
6) O processo contém incorreções de paginação, posso encaminhá-lo assim mesmo ao Arquivo Geral?
Não. A unidade que tiver que encaminhar um processo para arquivamento, deverá observar se a paginação está correta, caso contrário o processo deverá ser tramitado à Unidade responsável pelo erro para regularização.
7) Cadastrei um despacho incorreto ou com erro de digitação, posso regularizá-lo?
Quando perceber que cadastrou um despacho incorreto, solicite o cancelamento do despacho ao CGDP-11.
Quando cadastrar um despacho e no mesmo dia perceber que houver erro de grafia no texto do despacho, insira novamente o despacho sem precisar solicitar o cancelamento. - Este procedimento não é mais possível desde 01/08/2013.
8) Como cancelar um despacho incorreto ou indevido?
Caso o despacho não tenha sido publicado, envie um memorando numerado solicitando o cancelamento e explicando sucintamente a causa do erro.
Caso o despacho fora publicado, deve-se fazer uma publicação por lauda eletrônica (PUBNET) tornando sem efeito o despacho e informando a data da publicação do despacho cadastrado erroneamente. Enviar um memorando para CGDP-11, solicitando o cancelamento do despacho e informando a data e página da publicação que tornou sem efeito.
9) Posso enviar o memorando de solicitação de cancelamento de despacho por e-mail?
Pode. O memorando deve estar assinado, ou seja, você pode escanear o memorando já pronto e anexar ao e-mail, encaminhe para simproc@prefeitura.sp.gov.br.
10) Cadastrei um despacho incorreto, eu não poderia simplesmente cadastrar novamente outro despacho ao invés de cancelá-lo?
Caso o despacho seja cadastrado novamente sem que tenha sido cancelado o incorreto, ficarão registrados os dois despachos no Sistema para o mesmo processo, o que não existe no SIMPROC.
11) Eu cadastrei outro despacho sem cancelar o anterior que estava incorreto, e agora?
Este procedimento não é mais possível
O Sistema arquiva o despacho anterior sem ter sido cancelado, prevalecendo o último despacho cadastrado, o que pode levar a um questionamento sobre a validade do mesmo. Isso será agravado se houver publicação para ambos.
Caso o despacho fora publicado, deve-se fazer uma publicação por lauda eletrônica (PUBNET) tornando sem efeito os despachos e informando a data da publicação dos despachos cadastrados erroneamente. Enviar um memorando para DGDP-11, solicitando o cancelamento do despacho e informando a data e página da publicação que tornou sem efeito.
O despacho correto só deverá ser cadastrado após o cancelamento dos despachos que pode ser consultado na tela CONS. GERAL PROCESSOS no campo “situação”.
12) Como fazer para cadastrar mais de um despacho para o mesmo processo? O SIMPROC está retornando a mensagem "Incluir Situação para Cadastramento do Despacho".
Caso o processo já possua um despacho cadastrado no SIMPROC, será necessário registrar para ele um código de situação que indique que o processo está em uma condição que permite um novo despacho, conforme códigos abaixo:
634 - RECURSO EM PRIMEIRA INSTANCIA
635 - RECURSO EM SEGUNDA INSTANCIA
636 - RECURSO EM TERCEIRA INSTANCIA
637 - RECURSO EM QUARTA INSTANCIA
638 - RECURSO EM INSTANCIA UNICA
639 - AVOCADO
641 - NECESSIDADE DE RETIFICACAO
642 - EM RECONSIDERACAO DE DESPACHO
643 - DESPACHO INTERLOCUTORIO
644 - COM NECESSIDADE DE RATIFICACAO
É importante salientar que estas Situações devem ser registradas quando os eventos descritos ocorrerem, e não somente quando houver necessidade do cadastramento do novo despacho.
Para cadastrar a Situação siga o passo-a-passo:
A - Acesse a tela TRAM.REG.SIT.MULTIPLO, no menu do SIMPROC (Todos os operadores que tramitam processos tem acesso a ela);
B - Informe a unidade onde se encontram os processos;
C - Caso o processo esteja subtramitado para um funcionário de análise, informe o seu RF;
D - Insira um dos códigos de situação da relação acima.
Após este procedimento, o SIMPROC aceitará o novo despacho normalmente.