A implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), na Prefeitura de São Paulo, oficializada em janeiro deste ano, caminhou muito e a instituição já colhe os primeiros frutos.

Até o mês de julho, 78 órgãos, 4.054 unidades e 5.161 usuários cadastrados estão utilizando o sistema para a tramitação dos nove diferentes tipos de processo que já migração para o meio eletrônico. Nesse curto intervalo de tempo, 3.781 processos foram autuados no SEI, dos quais, 627 já estão concluídos.

O tempo médio para a conclusão dos processos eletrônicos foi de apenas 25 dias; o dos processos tradicionais, em papel, demora em média dois anos.

Essa é uma das grandes vantagens do SEI, juntamente com a economia de papel e de outros materiais: os processos podem tramitar simultaneamente em diversas unidades, facilitando o trabalho dos servidores e dando mais agilidade à administração.

Capacitação e divulgação

Outro ponto relevante nesses primeiros meses de implantação foi a preocupação da prefeitura na capacitação dos servidores para a utilização do SEI e na divulgação da iniciativa e do sistema de suporte. Nesse período o curso foi sendo gradativamente aperfeiçoado, o que reduziu seu tempo de duração e, com isso, a ampliação da oferta de vagas.

Para divulgar o Processo Eletrônico entre os servidores, poucos dias após ter sua implantação oficializada na prefeitura, entrou no ar uma página específica sobre o sistema, que traz explicações detalhadas sobre o sistema, histórico, legislação pertinente, capacitação, notícias e o link para o SEI. Além disso, por meio da newsletter da Sempla e, mais recentemente, da Secretaria de Gestão, e, também, dos informativos da Emasp e, desde junho, do Informativo SEI, os funcionários são incentivados a participar do treinamento. Por isso, com o apoio da Emasp e da Prodam, já foram capacitados 6.664 servidores.

O sistema de suporte, criado para esclarecer e orientar os usuários quanto à utilização do sistema, recebeu 1.176 demandas, que foram integralmente atendidas.

 

 Veja mais dados na tabela abaixo:

Utilização do SEI	Nº		Capacitação	Nº	%
Órgãos cadastrados	78		Servidores capacitados	6.664	-
Unidades cadastradas	4.054		Secretarias	4.559	68,4
Usuários cadastrados	5.161		Subprefeituras	1.664	25,0
Órgãos com administrador local indicado	42		Administração indireta	441	6,6
Administradores locais	123		Total	6.664
Tipos de processos migrados para o SEI	9

 

Processos no SEI	Nº	%
Autuados	3.781	-
Concluídos	627	16,6
Tempo médio para conclusão	25	-
Autuados no Simproc em 2015 (até 30 de junho)	168.186	-
Processos SEI/ Simproc (estimativa)	-	2,2

 

Comunicação	Nº		Demandas	Nº	%
Acessos ao site do Processo Eletrônico	21.504		Recebidas por e-mail	929	79,0
Mensagens com boas práticas enviadas	3		Recebidas por telefone	247	21,0
Informativos/ newsletter enviados	2		Total	1.176	-
Notícias divulgadas no site	30		Demandas atendidas	1.176	100