Desde 2017, 26 Secretarias já tiveram publicadas suas respectivas reestruturações. Isso significa que todos esses órgãos se debruçaram sobre suas estruturas e identificaram a necessidade de atualizar, modernizar ou criar áreas que atendam adequadamente ao seu funcionamento. “Novas atribuições, projetos e ações, ampliação do atendimento e modernização da estrutura trazem novas demandas à unidade,que deve reorganizar sua estrutura para realizar suas funções com qualidade. Daí pode surgir a necessidade de reestruturação da secretaria”, explica Helena Marcon, coordenadora da Coordenadoria de Gestão de Desenvolvimento Institucional – COGEDI, da Secretaria de Gestão.

Com quatro aulas de conteúdo teórico e prático, o curso Fundamentos da Modelagem Organizacional na Administração Pública Municipal apresenta aos servidores quais as regras e legislação para o processo de reestruturação. Segundo Helena, a Secretaria de Gestão é responsável por orientar e apoiar todos os órgãos da gestão municipal em suas reorganizações. “Criar uma nova pasta na Prefeitura passa pelo mesmo critério. É necessário estar atento às especificidades da gestão municipal, mantendo o olhar do todo, evitando sobreposição de atribuições, visando à maior eficiência da administração”, afirma. É o caso da Secretaria de Infraestrutura Urbana e Obras - SIURB, que reduziu 76% de suas unidades formais. Ou seja, a legislação que tratava de sua estrutura estava defasada em relação aos fluxos de trabalho que possui atualmente. Essa reorganização facilita o entendimento de como a Secretaria está organizada, e assim, a identificação das áreas responsáveis por cada tema.

O papel do servidor neste processo é fundamental. Ao participar das aulas, o aluno ganha instrumentos que ampliam sua visão sobre a administração municipal e seu local de trabalho, permitindo que ele faça parte de um círculo virtuoso de mudanças e melhorias. “É mais do que enxergar as caixinhas, é compreender o que está dentro delas e qual o significado de alterá-las”, resume Helena.

Troca de experiências

Mais de 208 trocas de mensagens por e-mails; inúmeras ligações e sete reuniões foram necessárias durante a reorganização administrativa das Secretarias Municipais de Governo – SGM e Casa Civil. O Analista de Políticas Públicas e Gestão Governamental – APPGG Leonardo Barbosa Oliveira, lotado em Governo, resumiu o processo na última aula do curso, segundo ele, ter realizado o curso em 2017 e o apoio da equipe da COGEDI foram fundamentais para facilitar o processo. Ele também contou alguns dos principais desafios, como dificuldades de comunicação e articulação com as áreas internas.

O processo durou sete meses e reorganizou as estruturas do Gabinete do Prefeito, e Secretaria de Governo e a criação da Casa Civil. O resultado foi a redução de 54% das unidades administrativas e a distribuição adequadas das atividades e funções de cada órgão.

Documento Norteador

A capacitação utiliza como material de apoio o Documento Norteador. Instituído pela Portaria 29/SMG/2017, o material é um guia, que fornece subsídios e instrumentos de consulta e orientação para o processo de reorganização da estrutura de unidades da municipalidade. “O documento é utilizado durante todo o curso e deve ser consultado sempre que identificada a necessidade de restruturação. Além disso, a COGEDI está sempre à disposição para dar o apoio necessário às unidades que precisem por alguma organização”, finaliza Helena.