A Secretaria Municipal de Planejamento Orçamento e Gestão (SEMPLA) divulgou as tabelas parciais de temporalidade de documentos que expressam atividade-meio da área de Recursos Humanos e de Prontuário Médico Pericial, elaboradas pela Comissão Setorial de Avaliação (CSA/SEMPLA).

 

A tabela é um instrumento arquivístico que registra os prazos de guarda do documento, na fase corrente e na intermediária, respeitando os dispositivos legais, e definindo sua destinação final, eliminação ou guarda permanente, como registro de direitos ou informações imprescindíveis à pesquisa pública e à preservação do patrimônio documental. O objetivo é definir o ciclo de vida de um documento, permitindo a racionalização do fluxo e a redução da massa documental, proporcionando melhor aproveitamento do espaço físico.

 

Para a elaboração das tabelas foram consultados os prontuários funcionais (a partir de 1950), cartelas de pagamento, documentos que compõem o prontuário médico pericial (a partir da década de 1970), as legislações pertinentes, vários trabalhos oficializados por outros entes públicos, publicações diversas.

 

O resultado inicial foi encaminhado para as Secretarias Municipais, não só para conhecimento e validação, mas para indicação de documentos que, eventualmente, não estivessem contemplados, como aqueles que, porventura, foram produzidos por elas, por conta de legislações específicas.

 

O trabalho foi concluído e publicado no DOC de 09.11.2011 – Comunicado nº 01/CCAD/2011 – Tabelas de Temporalidade: prontuário do servidor e prontuário médico pericial, para divulgação e manifestação no prazo de 30 (trinta) dias, nos termos do art. 5º, “caput”, do Decreto nº 29.745/91, com a redação do Decreto nº 46.400/05.

 

Decorrido o prazo recursal, as tabelas de temporalidade serão homologadas pelo Secretário da SEMPLA, nos termos do art. 5º, § 2º do decreto, podendo ser aplicadas nas unidades acumuladoras.