Prefeitura de São Paulo

A vista de processos é garantida ao interessado regularmente constituído nos termos da Lei 14.141/2006.

Para iniciar o processo de vistas é importante observar as seguintes informações:

A abertura do pedido de vistas não garante o acesso ao processo. Será necessário se qualificar como interessado pela apresentação de documentos nos termos da Lei 14.141/2006.

A vistas de processos será concedida somente à pessoa qualificada como interessada, sendo vedado o acesso aos processos ou seus documentos individuais à consultores, técnicos ou acompanhantes de qualquer natureza nas dependências da Praça de Atendimento.

A pesquisa de existência de processos para os dados informados e a consequente retirada dos processos do acervo, somente terá início após a compensação bancária da Guia DAMSP, emitida na abertura da solicitação.

Salientamos que a cobrança prevista no Decreto 57.548/2016 se refere ao serviço de pesquisa e buscas do processo, não sendo passível de restituição, caso não existam processos para os dados pesquisados ou estes sejam insuficientes.

Cada guia refere-se a uma única solicitação, não sendo possível a emissão ou reemissão de guia para a mesma solicitação.

 

A consulta ao andamento da solicitação é efetuada pelo serviço “Consulta Andamento por Número de Processo”, utilizando-se o número da solicitação e observando principalmente a Localização da Solicitação e o Histórico de Andamentos.

Frisamos que as solicitações de desarquivamento possuem um número com o mesmo formato do número de processo, diferenciando-se dos números de processos administrativo pelo numeral sete (7) após o ano, e que em todas as etapas de consulta e atendimento, este número deverá ser apresentado.

Quaisquer outros meios de obtenção de informação sobre o andamento que não pela Consulta Andamento por Número de Processo ou Central de Atendimento 156, não serão considerados, caso seja alegado perda de prazo causada por informação equivocada.

Caso o interessado possua endereço de e-mail cadastrado, será enviada comunicação pelo e-mail quando da abertura da solicitação com a guia e o protocolo anexado. Também será enviado e-mail na atualização da situação (histórico de andamentos) e no despacho final.

O interessado receberá, via e-mail, o link contendo os documentos, passando a ter 10 dias para visualizar e/ou fazer download dos documentos. Após este prazo, este link expirará.

As solicitações são trabalhadas em ordem de chegada, no entanto, as solicitações que envolvem pesquisa podem ter tempos diferentes de atendimento, de acordo com a exatidão dos dados informados na abertura da solicitação e a necessidade de consulta a bancos de dados de outros Órgãos. Por essa razão não há prazos determinados para o atendimento das solicitações.

Conforme especificado no item 1, é necessária a qualificação como interessado nos termos da Lei 14.141/2006 para ver o processo. Reunimos abaixo os documentos necessários para exemplificar e orientar os diferentes tipos de solicitantes sobre quais documentos devem ser apresentados, lembrando que a não apresentação destes documentos é causa de indeferimento do pedido de vistas.

Processos sobre imóveis.

Processos sobre outros assuntos.

Os documentos enviados são autenticados com certificação digital emitido nos termos da Medida provisória 2200-2 de 24/08/2001, que institui a Infraestrutura Brasileira de Chaves Públicas e o Decreto Municipal n.º 55.838 de 15 de janeiro de 2015

Processo encerrado é aquele que já cumpriu sua função, ou seja, foi iniciado para um fim, teve decisão, sua decisão já foi executada e agora não resta mais nada a fazer nele. Os processos encerrados podem tanto estar arquivados, ocasião na qual é possível pedir vistas, ou estar emprestados para consultas para outras unidades, devendo o interessado aguardar que ele retorne ao Arquivo Geral para pedir vistas.

Não. Os demais setores somente podem pedir a autuação de processos pelo Requerimento de Autuação de Processos, emitido no menu "Emissão de Documentos".

Somente usuários cadastrados no setor de autuação conseguem autuar processos. Entre em contato com o Administrador Local do SIMPROC para checar o seu cadastro.

O despacho poderá ser cancelado usando a tela Despacho Cancelamento do ambiente anterior ou do SIMPROC-web.

Sim, no entanto o despacho só poderá ser cancelado na mesma unidade que o cadastrou. Caso este requisito não seja atendido, você receberá a mensagem Usuário não Autorizado.

O Processo ou Documento deverá ser enviado para a unidade onde o despacho foi cadastrado, pois somente a autoridade que proferiu a decisão tem o poder de revê-la.

Despacho é a decisão motivada do processo, no qual se decide a matéria tratada.

Isso dependerá da decisão tomada e de suas implicações. Se o processo tratou de algum assunto interno da Administração Municipal e, portanto, a decisão não tem consequência para o administrado, como processos de pagamento, a publicação não é necessária, mas pode ser feita a critério da autoridade que proferiu a decisão. Se a decisão afeta o administrado, é recomendável a publicação, de novo a critério da autoridade que proferiu a decisão.

Os processos e documentos vinculados, também chamados acompanhantes servem para que a informação de um possa ser usada em outro, sem a necessidade de retirada de cópias.

No SIMPROC-Web acesse o menu "Operações > Vincular Documentos" e clique na caixa "Novo Vínculo". Insira o número do processo ou documento a ser instruído pelo outro na caixa "Documento Principal" e o número do que possui as informações necessárias na caixa "Documento a ser Vinculado" e clique em incluir. Após, clique no botão verde "Vincular".

Sim, no caso de vinculação de processos você deverá anotar no principal a informação "Nesta data passa a ter como acompanhantes os processos nº XXX..." E assinar esta informação. Ela pode ser colocada ao final da cota normal do processo. No processo acompanhante a informação deverá ser "Passa a acompanhar o processo nº XXXX" e ser assinada.

Sim, desde que em algum momento eles sejam desvinculados e sigam caminhos distintos. Caso o documento passe a ser informação constante do processo como instrução, ele deverá ser encerrado e juntado.

Um processo pode ser anexado a outro somente quando servir de instrução ao mesmo. Após a anexação o processo passará a fazer parte do outro como documento, não podendo receber novos documentos, despachos ou ser concluído. Se o que você deseja é que os processos somente tramitem juntos, uso o recurso Relacionamento de Processos.

Inclua o termo de desanexação de processos no processo principal, colha a assinatura do responsável pela unidade e peça ao Administrador Local do Órgão para abrir um chamado em http://gestaodocumental.pmsp/suporte ou diretamente em http://smgsuporte.prefeitura.sp.gov.br solicitando a desanexação do processo.

É o instrumento que identifica e controla os documentos produzidos pela Prefeitura, informando os seus prazos de guarda evidenciando sua destinação final que pode ser a guarda permanente ou a eliminação. O objetivo da Tabela de Temporalidade é racionalizar o fluxo e o ciclo de vida dos documentos, reduzindo a massa documental e liberando espaço.

São documentos de atividade-meio aqueles produzidos comumente em todas as unidades da Prefeitura, que possibilita e auxilia a execução de atividades específicas. Exemplo: Folha de Frequência - FFI. Tanto a área de finanças como a área de comunicação possuem esse tipo de documento, que não é uma atividade exclusiva da unidade.

O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento elaborado para classificar e ordenar todo e qualquer documento produzido. Através dele é possível inserir os documentos na atividade correta e atribuir o seu código correspondente, assim como visualizar toda a estrutura da Prefeitura através de suas Funções.

Porque está em desenvolvimento o levantamento e mapeamento das demais atividades que são comuns em toda a Prefeitura, caso sua unidade tenha interesse em adicionar documentos que não se encontram presentes na Tabela de Temporalidade Parcial.